Hvad betyder EDI? Hvad bruger man det til? og hvilke fordele kan EDI give dig?
denne EDI guide besvarer vi lige netop disse spørgsmål, samt forklarer dig, hvad begreber som EDIFACT, OIOUBL og VANS er for noget.
Electronic Data Interchange bruges til elektronisk samhandel, hvilket vil sige, at virksomhederne kan bruge EDI til at udveksle deres forretningsdokumenter, f.eks. ordrer og fakturaer, på elektronisk vis.
Og hvorfor er dette smart? Fordi det betyder, at virksomhederne kan behandle dokumenterne automatisk og dermed spare en hel masse tidskrævende manuelt arbejde og undgå risikoene for fejl.
Hvilke fordele kan du opnå med en EDI løsning?
Forestil dig at kunne modtage dine ordrer direkte ind i dit ordresystem og med et enkelt klik på en knap, konvertere dine ordrer til ordrebekræftelser og sende dem afsted til dine kunder.
På samme nemme måde kan du konvertere din ordrebekræftelse til en faktura, som så lander i din kundes økonomisystem. Systemet sammenligner automatisk fakturaen med ordrebekræftelsen.
Dette kan spare rigtig meget tid for en stor virksomhed, der konstant udveksler dokumenter med deres kunder, leverandører og afdelinger.
Når du sender et dokument fra dit system som en EDI, vil modtageren modtage dokumentet i sit system, som så automatisk læser dokumentet og behandler dataene. På denne måde behøver modtageren ikke selv at indtaste dataene i deres system.
For at systemet kan forstå EDI dokumentet, skal det leveres i en standard, som modtagerens system kan forstå. Disse standarder kalder vi også EDI formater, og svarer lidt til et “sprog”.
Ligesom os mennesker, skal vi kunne forstå sproget, før vi ved, hvad der bliver sagt. Derfor er vi i Danmark blevet enige om, at dansk er det sprog, vi bruger til at kommunikere bedst mulig med hinanden på. Ligesom der findes mange forskellige sprog, findes der også forskellige EDI formater, som bliver brugt i forskellige lande.
EDI formater
Du kan blive bedt om at sende din faktura som EDI i formatet EDIFACT, OIOUBL eller et helt tredje. Det korrekte EDI format er vigtigt for systemet, for at kunne behandle dokumentet rigtigt.
De hyppigste EDI formater er følgende:
- EDIFACT - Det internationale EDI format udviklet til FN. Det mest udbredte EDI format i Europa.
- NemHandel (OIOUBL) - Det danske EDI format udviklet af digitaliseringsstyrelsen. Det offentlige skal kunne tage imod elektroniske dokumenter via NemHandel. NemHandel bruger EDI formatet OIOUBL. Mange danske virksomheder bruger dette.
- PEPPOL - Det europæiske EDI format.
- EHF - Det norske EDI format.
- Svefaktura - Det svenske EDI format.
- Tradacoms - Det britiske EDI format. Dette format er en af forløberne for det anerkendte format EDIFACT.
- ANSI X12 - Det EDI format der oftest bliver brugt i USA.
VANS Postkasse
VANS betyder “Value Added Network Supplier”, og er IT virksomheder med speciale i elektronisk udveksling af data.
De traditionelle postkasse løsninger - ofte kaldet VANS løsninger - fungerer ved at man sender EDIFACT dokumenter via VANS.
Med en VANS løsning skal du sikre dig, at dit økonomisystem kan sende og modtage dokumenter sendt i EDIFACT formatet.
EDI dokumenterne afleveres i en postkasse, hvor VAN operatøren aflæser modtager-lokationen og sender meddelelsen. Du køber et lokationsnummer til dig selv hos GS-1 (tidligere EAN Danmark), så andre EDIFACT brugere også kan sende EDI dokumenter til dig igennem deres VANS.
VANS postkasse løsninger egner sig godt til større butikskæder, hvor EDIFACT formatet er fastlagt. Virksomheder kan sende en anvendelsesvejledning til deres leverandører, der så leverer EDIFACT efter anvisning.
Udfordringerne ved VANS er til dels de ekstra omkostninger, der er ved brugen af VANS samt udbredelsen af andre EDI formater end EDIFACT.
EDI løsninger
Der findes flere forskellige EDI løsninger, alt efter hvad virksomhedens behov er. Vi har listet de tre hyppigste løsninger her.
Har din virksomhed helt specifikke krav og ønsker til deres EDI løsning, er det også muligt at få skræddersyet en løsning.
Fleksible EDI løsninger:
En fleksibel løsning egner sig til alle, der har blandede EDI behov, der skal løses.
De fleksible systemer tjener sig selv hurtigere hjem end andre EDI løsninger. Det skyldes at et enkelt EDI system, der kan løse det hele, er billigere end flere forskellige løsninger.
De fleksible EDI systemer fungerer ved, at man selv vælger hvilket format man sender og modtager. I stedet for at økonomisystemet skal have specielle formater indbygget, så udveksler man ofte en kommafil (csv).
Kommafiler (eller XML filer) sendes til EDI systemet ved hjælp af en kommunikations-klient.
EDI systemet danner så de forskellige formater, som modtagerne ønsker. EDI systemet laver også modtagne formater om, til det format dit økonomi- eller ERP system forstår.
Med en fleksibel EDI løsning har du et enkelt inhouse format, men kan kommunikere med alle andre formater også.
Enterprise EDI løsninger:
Enterprise løsninger egner sig godt til virksomheder, der handler meget med udlandet, og dermed også kræver, at kunne håndtere flere forskellige EDI formater.
Med en Enterprise løsning får man sin egen EDI central, så man kan tilbyde FTP server konti til partnere. Med denne løsning kan du også sende og modtage EDI i udlandet via AS2 og SFTP protokoller.
Branche formater, såsom TUN/EDI, DAVID(VVS), STRU m.fl., er ofte indbygget i enterprise løsninger. Du får også et projektstyringsredskab til nye integrationer, der kan hjælpe til med test, mapping mv.
Selvbetjeningsløsninger:
En selvbetjeningsløsning egner sig fint til den enkelte virksomhed med et begrænset behov.
Selvbetjeningsløsningerne er ofte billigere, hvis modtager bruger samme system.
Funktionerne er dog oftest begrænset med sådanne systemer. Som regel kan selvbetjeningsløsningerne kun håndtere et enkelt EDI format eller håndtere et specifikt dokument type - f.eks. håndterer systemet kun fakturaer eller ordrer.
Har du nu styr på EDI?
Er du kommet godt igennem EDI junglen? Test din nye viden her:
